National Gazette Questions and Answers

Q: Is there is any guidance in the Rule or Manual about a Conference using an annual budget? If not, is it worthwhile pursuing?

A: The Rule does not address budgeting. There are a couple of statements on page 26 of the Manual under "Funds of the Conference" that apply. "The Society has held from the beginning that the funds donated to the Conference belong to the poor" and "Donations to Conferences ... are meant to address today's needs." Generally speaking, a Conference is expected to spend all of its funds for the purposes of the Society (primarily for assisting those in need). The normal Conference has no need to establish a budget unless it has fixed expenses. For example, some Conferences operate stores and, therefore, have a need to establish a budget for that operation. Some Conferences are expected by their parish to contribute to parish utilities or rent the space they use in the parish. Those are budget-worthy items. However, a normal Conference would have no need to budget set amounts for food, rent, utilities, medical, transportation, etc. A budget like that tends to turn people away rather than help them. Setting spending limits per person/family, however, are fine. The best bet is for the Conference to treat each case on its own merit and spend its funds as each need comes up. 

Preguntas y Respuestas de la 
Oficina Nacional
 
P: ¿Existe alguna orientación en la Regla o el Manual sobre una Conferencia que utilice un presupuesto anual? Si no es así, ¿merece la pena continuar? 

R: La Regla no se ocupa de la presupuestación. Hay un par de declaraciones en la página 26 del Manual bajo "Fondos de la Conferencia" que se aplican. " La Sociedad ha mantenido desde su comienzo que los fondos donados a las conferencias pertenecen a los pobres" y "Donaciones a la Conferencia... su intención es enfrentar las necesidades presentes." En términos generales, se espera que una Conferencia gaste todos sus fondos para los propósitos de la Sociedad (principalmente para ayudar a la gente con necesidades). La Conferencia normal no necesita establecer un presupuesto a menos que tenga gastos fijos. Por ejemplo, algunas Conferencias operan tiendas y, por lo tanto, tienen la necesidad de establecer un presupuesto para esa operación. Algunas parroquias esperan que la Conferencia contribuya a los servicios públicos de la parroquia o alquilen el espacio que usan en la parroquia. Esos son artículos que merecen un presupuesto. Sin embargo, una Conferencia normal no tendría necesidad de presupuestar cantidades fijas para alimentos, alquiler, servicios públicos, servicios médicos, transporte, etc. Un presupuesto como ese tiende a alejar a las personas en lugar de ayudarlas. Sin embargo, está bien establecer límites de gasto por persona/familia. Lo mejor es que la Conferencia trate cada caso por sus propios méritos y gaste sus fondos a medida que surja cada necesidad.