If a member needs to request a change of AOR, the member MUST send an email to their carrier with the following REQUIRED information.

Change of Agent of Record Rule is being implemented

ONLY by Ambetter and Aetna at this time.

• The email must be sent from the same email address that the member has associated with their enrollment profile. 

• The email must include at least 3 HIPPA identifiers such as:

1. Full Name
2. DOB
3. Mailing Address
4. Member ID
5. Telephone Number
6. SSN

• They must also provide an explanation as to why they are choosing to switch agents.
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• Include the name and NPN of the new agent they are requesting as their AOR.
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• *** Once you have all of this complete, you will submit it to the carrier so they will know who to mark as the Agent Of Record.**
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• Agents can be CC'D on the email but the the email itself must be sent from the member. 

This means that as an agent, you cannot submit the request on behalf of the member by writing it in your own handwriting and having them sign it, or by sending an email to the carrier using your own email address.

**The member MUST send email directly to the carrier using their own email address NOT the Agents email.**

We understand that this may be an inconvenience for some of your members, but we believe that this new policy will help to ensure that all AOR requests are handled correctly.

Please feel free to contact us if you have any questions or concerns regarding this update.

Si un miembro necesita solicitar un cambio de AOR, (cambio de registro de agent) el miembro DEBE enviar un correo electrónico a la compania de seguro con la siguiente información REQUERIDA.

Se está implementando la regla de cambio de agente de registro

SÓLO por Ambetter y Aetna en este momento.

• El correo electrónico debe enviarse desde la misma dirección de correo electrónico que el miembro tiene asociada a su perfil de inscripción.

• El correo electrónico debe incluir al menos 3 identificadores HIPPA como:

1. Nombre Completo
2. Fecha de Nacimiento
3. Dirección
4. ID del Miembro
5. Numero de telefono
6. Numero de Seguro Social

• También deben proporcionar una explicación de por qué eligen cambiar de agente.
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• Incluya el nombre y el NPN del nuevo agente que solicitan como su AOR.
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• *** Una vez que haya completado todo esto, lo enviará a la compañía de seguros para que sepa a quién marcar como Agente de registro.**
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• Agentes pueden estar incluidos en el correo electrónico, pero el correo electrónico en sí debe ser enviado por el miembro.

Esto significa que, como agente, no puede enviar la solicitud en nombre del miembro escribiéndola con su propia letra y pidiéndole que la firme, o enviando un correo electrónico a la compañía de seguro lutilizando su correo electrónico.

***El miembro DEBE enviar un correo electrónico directamente a la compañía de seguro utilizando su correo electrónico,

NO LA DEL AGENTE.***

Entendemos que esto puede ser un inconveniente para algunos de sus miembros, pero creemos que esto ayudará a garantizar que todas las solicitudes de AOR se manejen correctamente.

No dude en contactarnos si tiene alguna pregunta o inquietud con respecto a esta actualización.